Регламентированный кадровый учет и делопроизводство

Основные функциональные возможности

• Штатное расписание
• Учет движения кадров
• Учет персональных данных
• Учет рабочего времени
• Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков
• Медицинское страхование
• Воинский учет
• Персонифицированный учет

Кадровый учет является неотъемлемой частью учета любой компании, даже самой небольшой. В последние годы задачи кадрового учета и кадрового делопроизводства все больше регламентируются законодательством. Поэтому возможности автоматизации данных процессов являются важными для большинства компаний, особенно тех, кто имеет большую численность сотрудников.

Автоматизация процессов кадрового учета позволяет руководству компании:

• снизить временные затраты на выполнение данных функций и высвободить рабочее время службы персонала для решения других задач;
• обеспечить достоверность данных;
• своевременно получать необходимую информацию по кадровому составу для анализа и принятия управленческих решений.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства и позволяет решать следующие задачи:

• Ведение штатного расписания.
• Учет движения кадров (прием, перевод, увольнение работников).
• Учет персональных данных работников, ведение личных дел в информационной базе.
• Анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров).
• Учет рабочего времени и невыходов по различным основаниям (отсутствий работников на рабочем месте по причине отпуска, болезни и т.п.). Версия 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести учет досрочного выхода сотрудника на рабочее место и учитывать эти данные при последующем начислении заработной платы и учете отработанного времени.
• Учет права на ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные) и расчет остатков неиспользованных ежегодных отпусков.

• Учет медицинского страхования.

• Воинский учет.
• Персонифицированный учет для органов Пенсионного фонда РФ.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет кадровой службе автоматизировать все основные задачи кадрового делопроизводства с возможностью автоматически формировать в соответствии с ГОСТом и выводить на печать необходимые документы о движении персонала:

• приказы о приеме, перемещении, увольнении сотрудников;
• личные карточки работников по форме Т2, учетные карточки научного, научно-педагогического сотрудника по форме Т4;
• приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и др.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро провести оформление документов по большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения).

"Наверх, к оглавлению"

Штатное расписание

Штатное расписание является основным сводным кадровым документом в любой организации. В стандартном виде штатное расписание содержит список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет группировать информацию в Штатном расписании организации в следующих разрезах:

• по юридическим лицам, входящим в состав предприятия;
• подразделениям и должностям;
• видам тарифных ставок;
• валюте тарифных ставок;
• графикам работы.

Это позволяет руководителю анализировать штатную структуру компании в различных разрезах в зависимости от поставленных целей.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 дает возможность формировать документ Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 и выводить ее на печать.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести и сохранять историю изменений штатного расписания. Таким образом, в компании сохраняются все предыдущие версии штатных расписаний, которые руководитель при необходимости может просмотреть.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержится ряд отчетов, которые позволяют руководителю кадровой службы анализировать штатную структуру предприятия и ее состояние:

• штатное расписание организаций;
• штатная расстановка;
• штатная расстановка организации.

Отчет Штатное расписание организаций позволяет получить целостную картину состояния штатного расписания, как по всему предприятию, так и отдельно по каждому юридическому лицу, входящему в состав предприятия, по следующим параметрам:

• количество запланированных, занятых и вакантных ставок;
• диапазон тарифной ставки;
• вид тарифной ставки;
• график работы;
• валюта тарифных ставок;
• дополнительные сведения о штатных единицах.

Данную информацию можно получить как по юридическому лицу в целом, так и по подразделению и по каждой должности в составе подразделения.

Детальную картину распределения сотрудников по рабочим местам по каждому подразделению и/или должности дает отчет Штатная расстановка.

Отчет Штатная расстановка организации позволяет сформировать штатную расстановку по конкретному юридическому лицу, отобранную и сгруппированную по различным критериям, необходимым для анализа. Например, соотношение количества запланированных и занятых рабочих мест, вид тарифной ставки и т.п.

"Наверх, к оглавлению"

Учет движения кадров

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения регламентированного кадрового учета:

• регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление трудовых договоров в типовой форме;

• регистрация приема работника на работу и оформление приказов о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а;

• регистрация перевода работника на другое место работы и оформление приказов о переводе по унифицированной форме № Т-5 или № Т-5а;
• регистрация увольнений работников и оформление приказов об увольнении по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.

По данным учета движения кадров руководитель кадровой или HR-службы может получать следующую информацию:

• актуальный список работников на конкретную дату;
• данные о движениях работников за выбранный период;
• статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
• среднюю численность работников;
• коэффициент текучести кадров.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Помимо трудовых отношений, которые регулируются ТК РФ, в программе поддерживается возможность оформлять договоры гражданско-правового характера (договоры подряда, договоры возмездного оказания услуг, авторские договоры) с внештатными сотрудниками организации.

"Наверх, к оглавлению"

Учет персональных данных

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести и хранить всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы и управления персоналом:

• личные данные о сотруднике как о физическом лице (ФИО, дата рождения, пол и др.);
• данные удостоверения личности (паспортные данные);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер страхового свидетельства ПФР;
• контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
• сведения о гражданстве;
• сведения об инвалидности;
• сведения об образовании;
• сведения о предыдущей трудовой деятельности;
• состав семьи;
• сведения воинского учета;
• сведения о наградах;
• сведения об ученых степенях и званиях.

Помимо предопределенной персональной информации в программе можно хранить любую дополнительную информацию о сотруднике, полезную как сотрудникам кадровой службы, так и руководителю службы управления персоналом, например: рост, вес, размер одежды и др., а также фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например, резюме.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП предоставляет дополнительные возможности по записи и сохранению в личных делах сотрудника любых событий, зарегистрированных по нему в компании (например, записи о результатах обучения и оценки, информацию о зачислении в кадровый резерв и причинах исключения из кадрового резерва и др.).

"Наверх, к оглавлению"

Учет рабочего времени

1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает ведение данных по присутствию сотрудника на работе, а также информации обо всех причинах его отсутствия. Эти данные могут быть использованы:

• для оформления необходимых документов кадрового учета;
• для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте;
• для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей по учету рабочего времени как по схемам, типовым для большинства организаций, так и по схемам, специфическим для конкретной компании или должности. В программном продукте заложены типовые варианты заполнения графиков работы, которые можно использовать для создания автоматического графика. Для индивидуальных схем работы предусмотрены варианты расширенных настроек. Также предусмотрена возможность создания индивидуальных графиков работы для конкретных сотрудников.

Таким образом, компания может легко вести учет рабочего времени в соответствии со всеми вариантами отработок, существующими на конкретном предприятии (посменно, с учетом выходных и праздников, неполных рабочих дней, скользящих графиков и т.п.).

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 имеется преднастроенный классификатор видов использования рабочего времени, который компания может расширять и дополнять по собственному усмотрению.

На основании типовых видов неявок кадровая служба может регистрировать отсутствие сотрудника по различным основаниям и автоматически формировать необходимые документы кадрового учета:

• отсутствие по причине отпуска с оформлением приказа на отпуск по унифицированной форме Т-6 или Т-6а;
• отсутствие работницы по причине отпуска по уходу за ребенком с оформлением приказа на отпуск по унифицированной форме Т-6;
• нахождение работника в командировке с оформлением приказа о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а, командировочного удостоверения по форме Т-10, служебного задания по форме Т-10а;
• отсутствие работника по причине болезни и прочим причинам.

Программный продукт позволяет формировать графики отпусков и оформлять унифицированную форму Т-7.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет автоматически напоминать о плановой дате возврата сотрудника на работу, регистрировать досрочный возврат.

На основании накопленных данных в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 можно сформировать Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13), который является необходимым инструментом для последующего начисления заработной платы.

Кроме ведения унифицированных форм 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет анализировать причины отсутствия сотрудников на работе. Используя отчет Статистика кадров организации, можно получить информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период: сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т.п.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП имеется отчет Использование рабочего времени, который позволяет проводить детальный анализ распределения времени сотрудников по видам работ, проектам и направлениям деятельности, а также отражает доли переработок по всем сотрудникам.

Отчет Использование рабочего времени имеет другие варианты, позволяющие проанализировать распределение затрат рабочего времени по проектам и направлениям деятельности в целом по компании и подразделениям, детально по сотрудникам. 

"Наверх, к оглавлению"

Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков

1С:Зарплата и управление персоналом 8 поддерживает ведение учета права на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами с работниками.

Расчет остатков неиспользованных отпусков в программе производится на основании данных учета права работников на ежегодные отпуска и учета фактически использованных работников отпусков. Результаты расчета по любому работнику на текущую дату могут быть выведены в виде справки.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет возможность формировать разнообразные списки отпусков и графики отпусков сотрудников: в разрезе подразделений и должностей, или, например, выбрать отпуска по руководящему составу.

В дополнение к регламентированному кадровому учету отпусков в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП имеется возможность вести управленческий учет права на отпуск и расчет остатка отпусков. Кроме того, данный программный продукт дает возможность сотрудникам самостоятельно получать информацию об остатках неиспользованного отпуска с помощью инструмента Рабочее место сотрудника, не обращаясь с запросами в кадровую службу. Это существенно снижает нагрузку на работников, отвечающих за расчет отпусков, и обеспечивает сотрудников оперативной информацией. 

"Наверх, к оглавлению"

Медицинское страхование

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет хранить информацию о полисах страхования сотрудника и его родственников по различным программам обязательного (ОМС) и/или добровольного медицинского страхования (ДМС):

• серия и номер полиса;
• дата выдачи;
• дата действия;
• программа добровольного медицинского страхования;
• данные о родственнике сотрудника, если страхуется родственник.

В дополнительных колонках выводится дата окончания полисов обязательного и добровольного страхования. Если полис заканчивает действие в текущем месяце, дата окончания полиса будет отмечена желтым цветом, а если полис уже просрочен – красным. Это дает возможность отслеживать окончания полисов и своевременно возобновлять их действие.

Оперативная работа с полисами ведется в едином окне: ввод нового полиса и продление существующего, а также формирование отчетов по всем действующим в компании полисам по нескольким основным группам:

• Выгрузка в ДМС;
• Новые сотрудники;
• Полисы для продления;
• Уволенные сотрудники.

Основные функциональные возможности

Кадровое планирование << Кадровый учет и производство >>  Расчет зарплаты