1. Возможно ли ведение вложенных друг в друга поручений и резолюций, и какой уровень вложенности поддерживается?
"1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает ведение иерархии бизнес-процессов и задач.
Иерархия ведется автоматически при создании бизнес-процессов на основании задач других бизнес-процессов и может быть учтена вручную путем заполнения реквизита "Главная задача" в карточке любого бизнес-процесса.
Уровень иерархии бизнес-процессов и задач ничем не ограничен.
Посмотреть иерархию можно либо из карточки бизнес-процесса, либо из карточки предмета бизнес-процесса – документа или файла.
2. Есть ли механизм заместителей?
В "1С:Документообороте 8" версий ПРОФ и КОРП поддерживается ролевая адресация задач. Это означает, что задача может быть направлена не конкретному сотруднику, например, Иванову И. С., а специальной роли, например, "Делопроизводитель". При таком варианте адресации задача будет доступна для обработки всем исполнителям роли "Делопроизводитель". Исполнители ролей указываются в специальном списке "Исполнители ролей", который ведет ответственный за нормативно-справочную информацию.
3. Есть ли поддержка версий документов? Какой уровень вложенности версий поддерживается?
"1С:Документооборот 8" поддерживает работу с версиями файлов и документов:
При помещении измененного файла в "1С:Документооборот 8" автоматически создается его новая версия. При этом в программе фиксируется автор версии, дата и время ее создания, краткое описание внесенных изменений. Существует возможность работы с любой из версий файла. Для файлов популярных офисных форматов поддерживается сравнение версий. Количество хранимых версий неограниченно. При необходимости для некоторых файлов можно запретить хранение версий.
При изменении реквизитов документа информация об этом событии записывается в специальный журнал, который позволяет выполнить сравнение нескольких версий.
4. Можно ли привязать к документу и его версиям обсуждения, чаты, комментарии и голосования?
В типовой конфигурации "Документооборот" такой возможности не предусмотрено. Однако эти функции несложно добавить при внедрении. Благодаря возможностям "1С:Предприятия 8" это можно сделать даже без снятия конфигурации с поддержки.
5. Возможен ли при создании бизнес-процесса выбор исполнителей с использованием иерархической организационно-штатной структуры организации?
Для выбора исполнителей бизнес-процессов могут использоваться:
организационная структура организации;
роли исполнителей.
При создании шаблонов бизнес-процессов в дополнение к перечисленным вариантам возможно использование автоподстановок.
6. Где можно посмотреть примеры внедрения "1С:Документооборота 8", в том числе с большим количеством пользователей и большим объемом документов?
Эту информацию можно получить в справочнике внедренных решений, который доступен по адресу . В справочнике предусмотрен поиск внедрений по различным условиям, одним из которых является минимальное число пользователей. Следует различать число активных пользователей и общее число пользователей, работающих с "1С:Документооборотом 8". Иногда эти числа могут отличаться в разы. Например, к системе документооборота могут быть подключены 500 человек, но при обычной работе число активных пользователей системы может не превышать 200 человек.
Важно отметить, что производительность программы зависит не только от числа активно работающих пользователей, но и от объема и интенсивности обрабатываемых данных. В связи с этим в комплект поставки "1С:Документооборота 8" версии 1.1.3 включены обработки, которые позволяют провести нагрузочное тестирование и получить точную оценку производительности для конкретного заказчика с учетом его задач и оборудования.
7. Как правильно рассчитать объем требуемого аппаратного/программного обеспечения для работы необходимого числа пользователей?
Для подбора оборудования можно ориентироваться на системные требования "1С:Предприятия 8.2".
В комплект поставки "1С:Документооборота 8" версии 1.1.3 включены обработки для настройки и проведения нагрузочного тестирования программы на оборудовании заказчика с использованием компонента "Тест-центр" из программы "1С:КИП". С помощью предлагаемой методики можно настроить различные характеристики тестов (например, число пользователей, частота выполнения типовых операций, объем файлов) и провести тестирование. Результатом теста является высокоточная оценка скорости выполнения типовых операций "1С:Документооборота 8" при заданных характеристиках.
В "1С:Документообороте 8" ведется и оперативное, и архивное хранение документов и файлов. Это позволяет осуществлять поиск и анализ документов, находящихся не только в оперативной работе, но и уже списанных в архив. Предусмотрена возможность ограничения доступа к архивным документам и файлам. Для официальных документов предусмотрен учет по номенклатуре дел, оформление передачи дел в архив и уничтожения дел.
9. Где хранятся файлы: в СУБД или в файловой системе?
В "1С:Документообороте 8" предусмотрены оба варианта хранения файлов:
Непосредственно в информационной базе (в СУБД).
В томах на диске (в папках файловой системы).
10. Какими средствами обеспечивается надежность и целостность хранилища документов и файлов?
Целостность информационной базы обеспечивается платформой "1С:Предприятие 8.2", используемой СУБД и ее средствами резервного копирования.
Хранение файлов в томах на диске ведется таким образом, чтобы максимально упростить создание накопительных резервных копий томов. Для этого в томах создаются отдельные папки файлов на каждый день работы.
11. Как достигается постоянная доступность и высокая отказоустойчивость хранилища документов?
Доступность и отказоустойчивость информационной базы обеспечиваются возможностью использования кластера серверов "1С:Предприятия 8.2", который гарантирует отказоустойчивость и возможность масштабирования. Подробнее об этом можно узнать по адресу http://v8.1c.ru/overview/Term_000000126.htm.
Отказоустойчивость файлового хранилища достигается за счет использования средств операционной системы, например, за счет объединения дисков в RAID-массив.
12. Какие предоставляются механизмы и средства для обеспечения резервного копирования и восстановления хранилища документов?
Резервное копирование выполняется средствами используемой СУБД. При организации хранения файлов в томах дополнительно к этому следует обеспечить резервное копирование всех томов.
Схема накопительного и полного резервного копирования выбирается специалистами заказчика самостоятельно в зависимости от поставленной задачи и имеющегося оборудования.
13. Какими средствами обеспечивается масштабируемость по объему хранимых данных и числу пользователей?
Да, в программе реализован полнотекстовый поиск с широкими функциональными возможностями. Поиск выполняется по всем реквизитам всех данных программы и по содержимому файлов популярных форматов (rtf, txt, html, doc, xls, ppt, odt и др.). Программа умеет автоматически распознавать изображения, и поэтому поиск ведется и по текстам отсканированных документов тоже.
Полнотекстовый поиск документов и файлов выполняется средствами платформы "1С:Предприятие 8". Для ускорения поиска используется полнотекстовый индекс. Построение и актуализация этого индекса выполняются сервером "1С:Предприятия" автоматически.
15. Можно ли сохранять поисковые запросы?
В "1С:Документообороте 8" редакции 1.1.3 предусмотрена возможность сохранения настроенных условий поиска документов и файлов по реквизитам. Сохраненным условиям поиска пользователи могут присваивать понятные имена.
16. Поддерживается ли потоковый ввод документов с автоматическим извлечением информации и заполнением атрибутов документов в системе?
В "1С:Документообороте 8" предусмотрена потоковая загрузка изображений со сканера или из каталога на жестком или сетевом диске. Прикрепление изображений к карточкам документов выполняется на основе распознавания штрихкодов, предварительно нанесенных на сканируемые документы. Отсканированные изображения автоматически распознаются и индексируются для полнотекстового поиска.
Автоматическое заполнение атрибутов карточек на основании отсканированных изображений не предусмотрено в типовой конфигурации, но может быть реализовано при внедрении системы специалистами заказчика или партнерами фирмы "1С".
17. Как организован контроль исполнения документов и поручений?
Контроль исполнения документов и принятых решений бывает двух видов:
контроль исполнения по существу;
контроль исполнения по сроку.
Контроль исполнения по существу – это оценка, насколько правильно, полно выполнена поставленная задача. Такой контроль обычно осуществляет работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить соответствие достигнутого результата поставленной в поручении задаче.
Контроль исполнения по сроку состоит в отслеживании сроков активных поручений. Обычно осуществляется в крупной организации подразделением ДОУ, в небольшой организации – секретариатом или секретарем.
Система "1С:Документооборот 8" позволяет выполнять оба вида контроля.
Для осуществления контроля исполнения по существу в бизнес-процессах "Поручение" и "Исполнение" помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле "Проверяющий".
Если оно заполнено, то после завершения своей задачи исполнителями проверяющему автоматически формируется задача "Проверить исполнение". В рамках данной задачи проверяющий оценивает полноту и правильность результата исполнения поручения. В случае, если результат выполнения не соответствует поставленной задаче, проверяющий имеет возможность вернуть поручение назад исполнителю на доработку.
По умолчанию поле "Проверяющий" заполняется автором бизнес-процесса.
Для осуществления контроля исполнения по сроку в бизнес-процессах "Поручение" и "Исполнение" помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле "Контролер".
Если оно заполнено, то одновременно с задачами исполнителям контролеру формируется задача "Контролировать исполнение".
Таким образом, контролер среди своих задач видит, исполнение каких поручений ему требуется контролировать.
При истечении срока исполнения задача контролера также становится просроченной, что сигнализирует контролеру о нарушении сроков исполнения и о необходимости соответствующих действий.
Как только исполнители завешают свои задачи, задача контролера также автоматически завершается.
В программе "1С:Документооборот 8" также предусмотрен сводный контроль поручений с помощью отчетов. Например, отчет "Справка об исполнительской дисциплине" позволяет по каждому сотруднику получить количество выполненных в срок, выполненных не в срок, не выполненных и просроченных задач.
18. Каким образом организована защита информации в "1С:Предприятии 8.2" при удаленном подключении к базе через Интернет или использовании web-сервисов? Какие технологии используются?
При подключении через Интернет к базе "1С:Предприятия" через веб-сервер (веб-клиентом или тонким клиентом) поддерживается защищенный протокол https. Работа с web-сервисами также может быть организована через защищенное соединение.
19. Существуют ли недорогие программы для работы с ЭЦП, которые можно использовать внутри предприятия, а не для организации юридически значимого документооборота?
Внутри предприятия вы можете использовать любой криптопровайдер, например, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 – он входит в состав Windows, и его не нужно приобретать отдельно. Сертификаты можно получить с помощью домен контроллера Windows Server 2003 или 2008 (с помощью утилиты certmgr.msc, выполнив команду All tasks – Request new certificate).
Для использования ЭЦП с другими организациями необходим криптопровайдер, поддерживающий ГОСТ Р 34.10-2001, например, Крипто Про. Кроме того, потребуется заключить договор с удостоверяющим центром – для получения сертификатов.
При использовании Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 по умолчанию выдается сертификат, не требующий пароля в момент подписания. Можно настроить (при получении сертификата через домен контроллер), чтобы при подписании требовался пароль. Ниже приведены снимки экранов настроек.
20. Каким образом "1С:Документооборот 8" соответствует требованиям закона "О персональных данных" (№ 152-ФЗ от 27.07.2006 г.)?
В соответствии с требованиями Федерального закона Российской Федерации № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. "О персональных данных" в "1С:Документообороте 8" реализован механизм аудита доступа к данным, содержащим персональные сведения, для чего должна быть включена соответствующая настройка программы.
Также отметим, что фирма "1С" выпускает программный комплекс “1С:Предприятие, 8.2z", содержащий специальную редакцию технологической платформы "1С:Предприятие 8.2".
Этот программный комплекс получил сертификат соответствия ФСТЭК № 2137 (, действителен до 20.07.2013), который подтверждает, что программный комплекс "1С:Предприятие 8.2z" признан программным средством общего назначения со встроенными средствами защиты информации от несанкционированного доступа к информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну. По результатам сертификации подтверждено соответствие требованиям руководящих документов:
по защите от НСД – по 5 классу;
по уровню контроля отсутствия НДВ – по 4 уровню контроля;
подтверждена возможность использования для создания АС до класса 1Г включительно, а также для защиты информации в информационных системах персональных данных до класса К1 включительно.
21. Наша организация уже является пользователем решений на платформе "1С:Предприятие 8", и у нас имеются лицензии на "1С:Предприятие 8". Можем ли мы их использовать для работы пользователей с "1С:Документооборотом 8"?
Да, если у вашей организации уже имеется необходимое число клиентских лицензий, то для работы пользователей с программой "1С:Документооборот 8" следует приобрести только основную поставку "1С:Документооборота 8".
Если вы используете клиент-серверный вариант информационной базы и у вас уже имеется лицензия на сервер приложений "1С:Предприятия 8", то, приобретя только основную поставку "1С:Документооборота 8", вы можете развернуть информационную базу "1С:Документооборота 8" на этом сервере приложений.
Необходимость приобретения дополнительных лицензий на СУБД определяется условиями лицензирования используемой вами СУБД.
22. Распознается ли текст при вводе в систему нового документа или файла сканированием бумажного документа?
Да, при вводе в систему новых документов со сканера имеется возможность распознавать содержимое этих документов.
Для использования этой возможности необходимо включить соответствующую настройку программы. Распознавание текста выполняется при помощи свободного программного обеспечения CuneiForm (open source, лицензия BSD, .
Подробнее о настройке распознавания написано во встроенной справке "1С:Документооборота 8" и в документации.
23. Участвуют ли отсканированные документы в полнотекстовом поиске?
Да, если отсканированный документ распознан, то он будет участвовать в полнотекстовом поиске. Если документ не распознан и загружен в "1С:Документооборот 8" как изображение, то полнотекстовый поиск будет осуществляться только по содержимому метаданных документа (по его реквизитам).
24. Существует ли демоверсия "1С:Документооборота 8" для самостоятельного ознакомления?
Да, есть возможность самостоятельно познакомиться с программой "1С:Документооборот 8" при помощи полнофункциональной демонстрационной информационной базы, доступной в режиме онлайн на официальной странице .
Кроме того, в разделе официального сайта "1С", посвященном "1С:Документообороту 8" (, можно найти дополнительные материалы по продукту.
25. Возможно ли объединение бизнес-процессов в цепочки? Например, для осуществления такого процесса: поставщик нам прислал по электронной почте проект договора (входящий документ). По результатам согласования было принято решение сформировать протокол разногласий и отправить его заказчику (исходящий документ).
Да, для этого можно воспользоваться механизмом ввода на основании.
26. Какая документация есть по "1С:Документообороту 8"?
Традиционно все решения, и "1С:Документооборот 8" не исключение, снабжаются описанием конфигурации, содержащей инструкции по установке и началу работы в системе, а также описанием механизмов конфигурации.
Встроенная справка поможет пользователям сориентироваться в назначении тех или иных объектов непосредственно по месту использования. Некоторые вспомогательные материалы можно найти на .
Дополнительные статьи по конфигурации "Документооборот" наряду с документацией по технологической платформе "1С:Предприятие 8" в электронном виде и статьями по другим решениям фирмы "1С" ежемесячно публикуются и обновляются на дисках Информационно-технологического сопровождения и на сайте ИТС-онлайн (, доступ к которому может получить любой подписчик ИТС.
27. Как правильно настроить формат изображений при сканировании?
Для подбора оптимального соотношения размера и качества отсканированных изображений рекомендуется руководствоваться следующими настройками:
Установить разрешение 200 dpi.
Для сканирования монохромных изображений выбрать формат TIF, монохромное изображение, сжатие LZW или RLE.
Для сканирования изображений в цвете выбрать формат JPG и установить степень сжатия 75 (это оптимальная степень сжатия, сочетающая достаточно хорошее качество изображения и высокую степень сжатия). Степень сжатия влияет на качество распознавания, поэтому после настройки сжатия рекомендуется отсканировать несколько пробных документов и убедиться, что распознавание работает с надлежащим уровнем качества.
28. Где можно узнать имя и тип криптопровайдера (для указания в диалоге настроек криптографии)?
Ниже перечислены некоторые наиболее распространенные криптопровайдеры (название, имя и тип криптопровайдера для указания в диалоге настроек криптографии):
КриптоПро CSP: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" (тип 75),
ViPNet CSP: "Infotecs Cryptographic Service Provider" (тип 2),
Microsoft CSP: "Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0" (тип 1).
Если вашего криптопровайдера нет в этом списке, вам надо связаться с фирмой-производителем криптопровайдера и получить необходимую информацию.
29. Как организовать загрузку в программу бумажных документов, например архива договоров за прошлый год?
Рекомендуется следующая последовательность действий:
Вручную создать карточки внутренних документов, заполнив в них поля: Корреспондент, Сумма, срок действия и пр.
Затем для каждой карточки распечатать штрихкод на наклейке (штрихкод автоматически присваивается системой каждой карточке) и наклеить его на первую страницу каждого договора (состоящего из одного или нескольких листов бумаги). Или же распечатать штрихкод на пустом листе, и положить такой лист в начало пачки листов каждого договора.
После этого выполнить потоковое сканирование, при котором сканы бумажных документов автоматически прикрепляются к заранее заведенным карточкам.
Ниже приведена примерная оценка выигрыша от использования потокового сканирования:
Исходные данные:
30 секунд - сканирование страницы на планшетном сканере (включая время на то, чтобы положить лист в сканер и забрать его оттуда)
120 секунд – зарегистрировать Входящий или Внутренний документ и распечатать штрихкод, затем лист со штрихкодом добавить к листам входящего или внутреннего документа.
8 часов в день рабочее время (без обедов, перерывов и пр) 8*60*60= 28800 сек
Вывод:
За рабочий день один делопроизводитель успеет зарегистрировать 240 карточек документов
Пусть каждый документ в среднем состоит из 2-х страниц (т.е. всего 480 листов бумаги)
Если их сканировать вручную, то на это уйдет еще 4 часа
При потоковом сканировании это займет 40 минут работы сканера, т.е. выигрыш за день составит 3 часа 20 минут.
30. Существует ли вариант использования ЭЦП на сервере предприятия без установки криптографического ПО на все клиентские компьютеры?
Можно устанавливать криптографическое ПО только на компьютеры тех пользователей, которые подписывают документы или файлы. Для того чтобы остальные пользователи могли выполнить проверку ЭЦП, необходимо настроить проверку ЭЦП на сервере. Для этого нужно установить флажок "Выполнять проверку ЭЦП на сервере" в настройках программы, как показано на рисунке. Сценарий использования:
Часть сотрудников имеет возможность накладывать ЭЦП на документы и файлы. Этим сотрудникам выданы сертификаты ЭЦП, и у них установлено соответствующее криптографическое ПО.
Остальные сотрудники не могут накладывать ЭЦП, но могут проверять установленные подписи. Этим сотрудникам не нужно устанавливать криптографическое ПО, но нужно установить его на каждый компьютер кластера серверов «1С:Предприятия». Порядок лицензирования криптографического ПО при установке его на сервер следует уточнить у фирмы-производителя соответствующего ПО.
31. В веб клиенте не открываются файлы на просмотр или редактирование. В чем может быть проблема?
Проверьте - не стоит ли у вас блокировка всплывающих окон в браузере. Если установлена блокировка - отключите ее для нужного сайта.
32. Можно ли перенести файлы из базы в тома, и как правильно указать путь в формате UNC?
Для переноса файлов из информационной базы в тома выполните следующие действия:
Включите хранение в томах (Настройка программы - закладка "Файлы"
Создайте один или несколько томов
Путь к тому нужно указывать в формате UNC, например ""
Если том расположен на том же компьютере, на котором работает сервер 1С:Предприятия, то нужно настроить общий доступ к соответствующему каталогу файловой системы. Например, что бы использовать каталог "c:\volume1" в качестве тома:
Настройте общий доступ к каталогу "c:\volume1" (закладка Sharing в свойствах каталога)
Укажите в пути к тому путь к этому каталогу "\\server\volume1" (его можно получить открыв этот компььютер через сетевое окружение)
Запустите обработку "Перенос в тома" из раздела "Настройка администрирование"
33. Используется ли ЭЦП при обмене документами через МЭДО?
При обмене документами посредством МЭДО электронно-цифровые подписи не используются. Это обусловлено несколькими причинами:
ГОСТ Р 53898-2010, на основании которого разрабатывалась функциональность, не предполагает использования ЭЦП. Вместо этого предполагается использование защищенных транспортов передачи.
Использование ЭЦП несколькими сторонами обмена приводит к необходимости развертывания общего удостоверяющего центра или использование существующих коммерческих удостоверяющих центров. Это трудоемко, сложно настраивать и поддерживать, а при использовании коммерческих удостоверяющих центров приводит еще и к дополнительным финансовым затратам.
Согласно закона об электронно-цифровой подписи, если участники обмена документами заключат соглашение о том, что они признают достаточным для идентификации отправителя и получателя факт входа в систему, то такой обмен документами будет идентичен бумажному.
