О том, как небольшая консалтинговая фирма открыла для себя новое успешное направление бизнеса.

Новый продукт фирмы "1С" – "1С:Управление небольшой фирмой 8" открыл новый рынок для молодой консалтинговой компании. А началось все с того, что компания решила "навести порядок в доме" и автоматизировать свою собственную деятельность по управлению проектами и кадрами.

Рассказывают Андрей Зайцев, совладелец и генеральный директор консалтинговой группы "Logic Engineering" (сокращенно – "Логен") и Владимир Вавилов, совладелец и руководитель проектов.

Наша компания работает с начала 2009 года. В штате – пять человек. Занимаемся консультированием в области методологии планирования, управленческого и регламентированного учета, внедрением методологии с использованием продуктов "1С". Хотя фирма небольшая, но управленческий учет вести нужно. Вначале учет (и оперативный, и финансовый) велся фактически "на коленке" в табличном редакторе. Это знакомо многим компаниям, особенно в стадии стартапа. Как консультанты можем сказать, что это очень важный этап становления управленческой культуры компании, ведь именно тогда вырабатывается модель учета, индивидуальные требования к нему, требования к детализации информации. Затем приходит понимание, как эту модель нужно улучшить и как ее затем зафиксировать средствами программы. Главное – не завязнуть на этом этапе "становления", а вовремя перейти к цивилизованной системе учета и управления, которая поможет развивать бизнес.

Управляй кадрами или проиграешь

Основной капитал консалтинговой компании – квалифицированные кадры; основная статья затрат – оплата персонала. Хотя по штатному расписанию компания небольшая, вопросов по кадровому управлению возникает порядочно. Дело в том, что в период экономической нестабильности в экономике страны (а, следовательно, и у наших заказчиков), практиковать простое линейное расширение штатного количества сотрудников, тем более для молодой компании – решение довольно неоднозначное.

Поэтому приходится придумывать и "на лету" внедрять новые методы организации работы. Часть экспертов находятся вне штата и привлекаются на сдельной основе (особенно узкопрофильные специалисты). Часть задач вообще решаются в удаленном доступе из других регионов. С некоторыми должностями и экспертами получается противоположная ситуация – комбинированное совмещение функций разных должностей и пересекающиеся работы в разных проектах.

Планирование кадровых ресурсов должно постоянно оптимизироваться, простои для нас слишком дороги. А с учетом постоянно меняющейся проектной ситуации еще необходимо и постоянное оперативное перепланирование.

Консалтинг – бизнес проектный

Проекты планируются, выполняются, приостанавливаются, у клиента возникают новые пожелания, по завершении работ начинается сопровождение, запускаются новые проекты на новых направлениях у старых клиентов или на неавтоматизированных функциональных участках… Разные клиенты платят по-разному – финансовое планирование тоже неоднородное. Платят по выполнению задачи, по предоплате, несколькими траншами, фиксированной абонентской платой. Это все может корректироваться сезонными или индивидуальными коэффициентами – скидками, дисконтами, кредитами, комплексными поставками, VIP-уровнем… Так что свои требования к информационной системе выдвигает и проектная деятельность.

Когда нужно переходить от "наколеночного" учета к нормальному

Это непростой вопрос. Для нас решающую роль сыграл факт увеличения числа проектов и понимание, что теперь мы тратим на учет больше времени, чем на работу с клиентами. С расширением бизнеса возросли риски запутаться в расчетах с работниками, заказчиками и поставщиками, сложнее стало ориентироваться в проектных графиках и отслеживать их выполнение, появились дублирующие документы. Эти проблемы должна была снять автоматизация управленческого учета с возможностью получать оперативную и достоверную информацию для реального управления.

С помощью чего автоматизировать управление

Для нашей компании как партнера "1С" было достаточно очевидно – это должно быть типовое решение "1С". Мы работаем в этой отрасли, знаем архитектуру решений. Для нас и, думаю, большинства компаний малого бизнеса важно, что стоимость решений "1С" невысока, и есть возможность использовать свободное ПО, что тоже значительно удешевляет автоматизацию. Еще одно требование – простота и быстрота освоения продукта и простота использования. Учет не должен занимать много времени, его цель – помогать бизнесу, а не пожирать время менеджеров.

Первая идея – использовать "1С:Бухгалтерию 8". Но практически сразу от нее отказались. Все-таки бухгалтерия – это отражение факта, и конфигурация рассчитана на другие потребности пользователей. В ней нет самой основы для планирования нашей деятельности – заказов покупателей и поставщикам. А именно на анализе и учете этих заказов во многом строится планирование и управление текущей деятельностью предприятия. Понятно, что мы не рассматривали мощные многофункциональные решения (УПП) и отраслевые решения. Нам нужно было "быстро и недорого", но так, чтобы присутствовал нужный для реального управления функционал.

Одно из требований к продукту было порождено нашей спецификой. У компании мобильная схема бизнеса – работа ведется и в офисе, и дома, и у клиента. Поэтому важное требование к системе – это доступ к информации через Интернет.

Наши вполне конкретные пожелания в целом были отражены в новом решении "1С:Управление небольшой фирмой 8". Мы приняли решение установить у себя УНФ. Подробнее лучше расскажут цифры.

Проект и его результаты в цифрах:

• 32 500 руб. – общая стоимость решения: "1С:Управление небольшой фирмой 8" (14 500 руб.) + 5 дополнительных лицензий "1С:Предприятие 8” (18 000 руб.).
• 4 рабочих места автоматизированы уже сейчас.
• 2 дня было потрачено на освоение, настройку программы и внесение в нее всех данных за период с 1 июля по 15 сентября 2009 года.
• 10 документов оформляется в среднем каждый день. Многие работы проектные, долгосрочные, соответственно, и документы по ним принимаются долгосрочные, с периодической корректировкой. Очевидно, что система позволяет проводить существенно больше документов. Просто на данный момент у нас нет потребности в этом.
• 5 отчетов в среднем ежедневно просматривает генеральный директор – "Денежные средства", "Расчеты с подотчетными лицами", "Расчеты с контрагентами", "Выполнение заказов поставщиков и покупателей" и другие по мере необходимости.
• Мгновенно – получение практически любого отчета (прибыли/убытки, управленческий баланс, платежный календарь, невыполненные заказы, загрузка персонала, рентабельность проектов).
• Около 1 000 документов сейчас хранятся в централизованном едином хранилище файлов "1С:Управление небольшой фирмой 8" – счета, договоры, технические задания и прочая документация по проектам. Это удобно и с точки зрения доступа к документации в офисе, и с точки зрения работы с архивом и документами через Интернет.
• Главное: 5 совершенно новых клиентов за 2 месяца. За то время, в течение которого мы занимались автоматизацией управления своей компании, у нас появились 5 совершенно новых клиента. И это притом, что в это время больше внимания уделялось изучению возможностей продукта в условиях реальной эксплуатации и, естественно, работе со старыми клиентами, а не собственно продвижению нового решения. Сейчас для нас почти очевидно, что "1С:Управление небольшой фирмой 8" – это хорошая основа для нового перспективного направления на рынке малого бизнеса.

Компания в лицах

Андрей – генеральный директор: "В УНФ я получаю нужную мне информацию, внесенную другими сотрудниками. Мой рабочий стол – это "Монитор руководителя" (задолженности, наличие денежных средств, состояние заказов) и "Платежный календарь".

Владимир – консультант, руководитель проектов, руководитель внедрения "…используем в основном продукт как есть, пришлось только "заточить" под себя некоторые печатные формы, добавить формы актов (на передачу прав) и т.д."

Сергей – консультант, руководитель проектов: "В УНФ я проверяю состояние заказов, платежи, контролирую отработанное время и сверяю его с договорным… Так как обычно нахожусь "в полях", часто использую возможность доступа к данным через Интернет".

Анастасия – бухгалтер: "УНФ для меня – основной инструмент для ввода первички, работаю с клиент-банком, выставляю счета, разношу платежи и поступающие документы…отчетность для учредителей формирую здесь же…по мере необходимости переношу данные в "1С:Бухгалтерию 8".

Мы готовы рассказать вам о нашей компании, о наших сотрудниках, о том мы работаем с "1С:Управление небольшой фирмой 8" и как помогаем другим небольшим кампаниям его использовать -- если вы напишите на адрес info@logen.ru, или позвоните по телефонам: (495) 916-75-20, (916) 211-50-88, или заполните анкету на сайте www.logen.ru.