Хранение файлов
 |
В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа "1С:Документооборот 8" позволяет работать с файлами любых типов:
- офисные документы,
- изображения,
- тексты,
- аудио- и видеофайлы,
- архивы,
- файлы систем проектирования и другие.
Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.
Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.
В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.
Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:
- в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
- по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
- по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).
Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:
- перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
- импортировать каталоги,
- импортировать файлы,
- создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу,
- создать новый файл путем сканирования бумажного документа.
"1С:Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу "1С:Документооборота 8".
С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:
-
Просмотреть,
-
Редактировать,
-
Закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости,
-
Занять с открытием файла или без него,
-
Открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования,
-
Отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений,
-
Сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости,
-
Сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве.
-
Обновить из файла на диске – обновление файла ИБ из файла на на локальном компьютере или переносном устройстве.
На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.
Полнотекстовый поиск производится по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.
|
© 2009-2021, ООО "Логен" (консалтинговая группа "Logic Engineering"). Экспертная постановка управления и учета на 1С. Все права защищены.
При воспроизведении любым способом материалов сайта необходима прямая рабочая ссылка на www.Logen.ru.
