Технология комплексного внедрения

Создание системы автоматизированного учета и управления является сложным, комплексным проектом. Тесное сотрудничество и взаимопонимание между Заказчиком и Исполнителем является критически важным для успеха всего проекта. Совместная работа позволяет обеим сторонам создать «образ» будущей системы, лучше понять, как она будет выглядеть и работать. Поэтому мы уделяем большое внимание участию представителей Заказчика в разработке системы на каждом этапе проекта.

Структурированный подход к работе, тесное взаимодействие с клиентом снижают риски проекта, обеспечивают его выполнение в срок, с необходимым качеством и в пределах бюджета.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЕКТА:

Этап I. Обследование (и моделирование) системы.

Этап II. Настройка (адаптация) системы. Перенос начальных данных.

Этап III. Первоначальное обучение пользователей.

Этап IV. Эксплуатационное тестирование.

Этап V. Ввод в промышленную эксплуатацию.

Этап I. Обследование (и моделирование) системы. В рамках обследования проводятся следующие работы:

Выполнение работ по обследованию производится в соответствии с Планом-Графиком.

Результатом обследования являются Отчёт, содержащий описание бизнес-процессов предприятия Заказчика, описание реализации этих процессов в типовом программном обеспечении (в большинстве случаев с точностью до документа), стоимость реализации проекта и предложение по срокам работ;

Этап II. Настройка (адаптация) системы. Перенос начальных данных. На данном этапе происходит устранение несоответствий (функциональных разрывов) между бизнес-процессами предприятия и типовыми бизнес-процессами системы, настройка обработок по переносу основных справочников и остатков из старых систем (если это возможно).

Этап III. Начальное обучение пользователей. На данном этапе происходит подготовка конечных пользователей к работе с программой. По специальному, разработанному Исполнителем, учебному плану у пользователей системы со стороны Заказчика формируются базовые навыки работы с программой: создание и редактирование справочников, документов; поиск информации в базе данных; приемы выборки информации, формирование отчетов; проведение регламентных операций в информационной базе; и т.д. Приоритет отдается методике «обучение обучающих», при которой обучение проводится среди ключевых пользователей, которые в дальнейшем транслируют полученные знания остальным пользователям Системы.

Этап IV. Опытная эксплуатация. Задачи данного этапа – определить пригодность системы к промышленной эксплуатации, отработать основные навыки работы с системой у пользователей, рассмотреть и устранить проблемные ситуации в работе системы. На данном этапе происходит тестирование системы на реальных данных предприятия. Подготовленными пользователями производится наполнение информационной базы начальными данными: заполнение справочников, ввод и корректировка начальных остатков. Осуществляется пробная работа в системе, обычно это происходит параллельно с работой в старых системах учета, с возможностью сравнения процессов.

Этап V. Ввод в промышленную эксплуатацию. Задача этапа – полномасштабный запуск внедряемого функционала системы в промышленную эксплуатацию. Начиная с утвержденной даты (как правило, это дата начала очередного отчетного периода) происходит отказ от старых учетных систем, в части функций, переданных новой системе и вся работа проводится в системе «1С:Предприятие». К началу промышленной эксплуатации у клиента уже есть готовая апробированная система, подготовленные пользователи, и известны функции, возложенные на систему. Поэтому со стороны Исполнителя проводится исключительно консультационная поддержка, с целью максимально облегчить начальный период самостоятельной работы клиента в системе.

Организация проекта и персонал

«Логен» предлагает к использованию стандартную практику организации проекта, которая широко применяется во всем мире (стандарт управления проектами PMBOK). Это означает, в первую очередь, что ход проекта будет постоянно контролироваться руководством обеих компаний. С этой целью Исполнитель и Заказчик создают Рабочую группу Проекта. Заседания Рабочей группы предлагается проводить 1 раз в неделю. Основные задачи Рабочей группы – регулярный контроль над ходом проекта, выработка и принятие решений по вопросам и задачам, возникающим в ходе проекта, планирование реализации задач на следующих этапах. В состав Рабочей группы входят Руководители проекта со стороны Заказчика и Исполнителя, консультанты Исполнителя и сотрудники Заказчика по той предметной области, которая будет освещаться на заседании Рабочей группы (закупки, продажи, производство и т.д.). Также предполагается проведение Координационного Совета с привлечением высшего руководства обеих сторон (не реже 1 раза в месяц) с целью информирования последних о результатах, достигнутых на этапах проекта и основных запланированных задачах, решение которых предполагается в ближайшие строки.

Текущее управление проектом осуществляется Руководителями Проекта - от Исполнителя и Заказчика. В случае невозможности разрешения какой-либо проблемы на уровне Руководителей Проекта, решение принимается Советом.

Участие заказчика во внедрении

Организационная структура проектной группы со стороны «Логен» практически всегда дублируется аналогичными по статусу и функциональным обязанностям представителями Заказчика для того, чтобы наладить эффективный обмен информацией на протяжении проекта. Участие специалистов Заказчика, обладающих практическим знаниями того, как проходят различные операции на их предприятии в данное время, какие планируются изменения в порядке работы, служит дополнительной гарантией того, что внедренная система окажется жизнеспособной и будет максимально соответствовать текущим и будущим потребностям предприятия. Кроме того, одной из целей внедрения является формирование на предприятии Заказчика группы специалистов, способных поддерживать систему и самостоятельно вносить изменения в ее настройку при изменении требований предприятия или окружающей бизнес - среды (изменение ситуации на рынке, появление новых продуктов, сфер деятельности, и т.д.).

Принципы создания системы:

Предполагается сильная поддержка со стороны Координационного Совета Проекта (наблюдатели и кураторы проекта из топ-менеджмента Сторон).

Предполагается, что все члены проектной команды будут привлечены на Проект из расчета загрузки, необходимой для решения задач Проекта в запланированные сроки.

Предполагается, что для членов проектной команды будут созданы адекватные рабочие условия (рабочие места, розетки для подключения оборудования, свободный доступ к телефонам, принтерам, копировальным машинам и т.д.).

Предполагается, что все члены команд будут выполнять свои задания своевременно, качественно и в оговоренном заранее формате представления.

Предполагается, что стороны будут стараться избегать отклонений от согласованных рамок Проекта. Возникающие необходимые изменения будут проходить через процедуру управления изменениями Проекта.