1C:УНФ для финансового директора

История о том, как можно получить платежный календарь без электронных таблиц

(из жизни финансового директора одной небольшой компании)

Виктор Михайлович – финансовый директор небольшой компании "ЭНС", которая занимается поставками оборудования и материалов для энергетики.

В зоне ответственности финдиректора – планирование и контроль движения денежных средств, выбор наиболее эффективных источников финансирования (кредиты, ценные бумаги, лизинг) и размещения свободных средств компании, взаимодействие с банками и другими организациями, контроль и анализ расходов. Отягощающее обстоятельство для бизнеса и головная боль для финдиректора – модель поведения учредителей, которые регулярно "изымают" прибыль из оборота компании.

Еще одна большая задача – бюджетное планирование и контроль исполнения планов. Так, Виктор Михайлович готовит ряд функциональных бюджетов (бюджет погашения кредитов, налоговый бюджет) и разрабатывает предложения по сводному бюджету. Если замечены отклонения от плана, Виктор Михайлович разрабатывает и предлагает мероприятия для сокращения затрат или, например, проводит анализ поставок – возможно, от каких-либо потенциальных контрактов следует отказываться из-за их низкой маржинальности.

Широко распространенной проблемы "дебиторки" у компании почти нет. Если задолженность возникает, то вероятнее всего, это проблема порождена коммерческим отделом – забыли оформить документы, не передали, не довезли и пр. В этих случаях финдиректор идет в коммерческий отдел (в соседнюю комнату), стучит кулаком по столу, и менеджеры быстро находят причину проблемы и ее устраняют.

Рабочее утро Виктора Михайловича конца ноября 2009 года

В 9 утра Виктор Михайлович уже в офисе (это пять очень небольших комнат в бизнес-центре на юге Москвы). Орудие производства финансового директора – его ноутбук. На компьютере хранится "наше все": таблицы, документы, договора, расчеты, контакты.

День Виктора Михайловича обычно начинается с анализа плана движения денежных средств. В таблице с названием "Финансовые результаты" – более 10 закладок, и на каждой – более 20 столбцов и более 50 строк. Таблица громоздкая, и пользоваться ею не очень удобно, но пока она – основной рабочий инструмент.

Первое – посмотреть, какие поступления сегодня ожидаются, и уточнить у главного бухгалтера, пришли ли деньги. Если поступления были – Виктор Михайлович аккуратно переносит информацию в свою таблицу (расчеты в компании в основном безналичные, ежедневно поступает не более трех платежей). Если плановых платежей еще не было – ситуация ставится на контроль.

Второе – согласовать, сколько, кому и за что заплатить. Заявки на расходование денег обычно поступают от сотрудников в письменном "от руки" виде – из канцелярии на закупки хозяйственных товаров, из коммерческого отдела на закупки материалов и оборудования для обеспечения поставок, из бухгалтерии – на налоги, арендные платежи и пр.

Согласованные расходы директор копирует в свою таблицу "Финансовые результаты". Если кассовых разрывов нет -- финдиректор визирует письменные бумажные заявки и передает их в бухгалтерию Время – 10:30

Далее – из коммерческого отдела поступают новые контракты и договоры, информацию по ним тоже нужно зафиксировать в таблице "Финансовые результаты": сроки и условия поставок (частичная или полная), условия оплаты (партионная или единовременная после завершения всех поставок по договору). Потом на основании данных о плановой дате отгрузки и готовности поставщика, количестве дней отсрочки платежа, панируемых авансах Виктор Михайлович дополняет план движения денежных средств в таблице "Финансовые результаты". Время – 11:30.

Резерв повышения эффективности своей работы у Виктора Михайловича точно есть. Понятно, что с многократным копированием, расчетом дат поступления платежей, заполнением таблиц и другими техническими функциями могла бы справиться компьютерная программа. Вот простой "пример из жизни": заключен новый договор на поставку двух партий продукции с отсрочкой оплаты на 30 календарных дней. "Хорошо бы, чтобы при вводе даты поставки в план движения денежных средств сразу бы разносились суммы будущих платежей исходя из условий договора. Ведь в договоре указаны дата отсрочки платежа", - думает Виктор Михайлович, - "Нужно поискать такую программку".

16 декабря 2009 года

Первая встреча с "программой для директора"

С программным обеспечением в "ЭНС" дела обстоят в целом неплохо. Главный бухгалтер пользуется программами "1С:Бухгалтерия 8"и "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Подключен "клиент-банк" и "Такском".

По линии автоматизации компания уже более двух лет сотрудничает с фирмой "ВИНТА СТАР". Поэтому Виктор Михайлович за помощью с оборудованием своего рабочего места обратился к своим давним партнерам. Первая встреча состоялась в офисе у Виктора Михайловича. По итогам предварительного анализа задачи Виктору Михайловичу может подойти программа "1С:Управление небольшой фирмой 8". Проверить соответствие задачи и инструментария решено на тестовом примере – оформить в программе всю цепочку от подачи заявки до формирования плана поставок, плана отгрузок и платежного календаря. Для заведения заявок на конкурсы будет использован типовой документ программы "заявка покупателя". Тестовый пример сделает специалист "ВИНТА СТАР".

24 декабря 2009 года

Проект решено запускать

Накануне покрутили тестовый пример – он реализован штатными средствами программы. Заявка покупателя в общем устраивает. На тестовом примере понятно, как будет выводиться платежный календарь. Виктору Михайловичу сразу захотелось увидеть в нем свои данные. Вместе с менеджером составлен список "хотелок" – они касаются указания статуса для каждой конкурсной заявки (сформировано, отыграно, проиграно, аннулировано). (Для информации: функционал учета различных статусов заявок реализован в типовом решении УНФ ред. 1.1).

Виктор Михайлович принимает решение установить программу на свой ноутбук и перенести в нее все данные из своих таблиц. Первые два заявки введены под руководством специалиста "ВИНТА СТАР", ввод всех остальных заявок, которые уже отыграны в конкурсах и поданы на конкурсы, Виктор Михайлович планирует внести в программу самостоятельно во время новогодних каникул.

13 января 2010 года

Праздники у руководителей короткие – данные перенесены и получены первые результаты

Пока все сотрудники компании наслаждались десятидневными новогодними каникулами, Виктор Михайлович потратил 2 дня на занесение информации обо всех активных лотах. В результате сформировался план поставок и отгрузок на 2010 год и план движения денег в части расчетов с поставщиками и покупателями (пока без прочих расходов, т.е. бюджет еще не полный, но основные доходные и частично расходные части уже понятны).

В процессе работы появилось желание вести учет количества заявок в разных состояниях. Виктор Михайлович считает, что это очень полезно для того, чтобы, например, проанализировать уровень допустимых расходов на оформление документации. Специалисты "ВИНТА СТАР" также считают, что такой функционал может быть интересен и другим клиентам – по сути моделируется самая простейшая "воронка продаж".

В ходе очередной консультации со специалистом "ВИНТА СТАР" обсудили несколько вопросов – например, какими средствами добавить комментарии к виду платежа "поступление от покупателей". Комментарий нужен для того, чтобы в платежном календаре Виктору Михайловичу было удобнее ориентироваться в том, за какую конкретно продукцию поступили деньги: "Если оплачена, к слову, "Продукция 1", я должен повысить приоритет оплаты этой же "Продукции 1" нашему поставщику".

Показано, что такой комментарий можно добавить штатными средствами – указывая в свободной форме, на что заявка. Виктор Михайлович с предложением согласился.

От первого знакомства с программой до получение результата прошло 12 рабочих дней.

Рабочее утро Виктора Михайловича конца января 2010 года

В 9 утра Виктор Михайлович уже в офисе. Теперь задачи по планированию денежных средств он выполняет при помощи "1С:Управление небольшой фирмой 8". Фиксирует поступление денежных средств и разносит новые заявки.

Платежный календарь теперь выглядит так:

Платежный календарь теперь подготовить совсем не долго. Плановые платежи от клиента регистрируются непосредственно из документа "Заказ покупателя". Непосредственно в заказе можно указывать график платежей, предусмотрена ли единовременная оплата, предоставляется ли клиенту отсрочка. Регистрируется такой график следующим образом:

Аналогичным образом можно запланировать оплату поставщику.

Таким образом, непосредственно в платежном календаре можно увидеть:

Пользоваться таким календарем очень удобно. Новый инструмент позволяет Виктору Михайловичу сосредоточиться на решении содержательных задач управления финансами, а не тратить время на "копипастинг" данных. Теперь на работу с платежным календарем и анализ ситуации уходит намного меньше времени. К 10:00 полная картина ясна, и можно приступать непосредственно к решению оперативных задач – оценить направления размещения свободных денежных средств, проверить исполнение планов, провести анализ маржинальности поставок и пр.

"Аппетит приходит во время еды…" Финансовый директор малого предприятия переходит в автоматизации бюджетного управления

После того, как меньше чем за две недели Виктор Михайлович решил свою задачу с платежным календарем, финансовый директор решил замахнуться на планирование и составление бюджета прибылей и убытков. Задача даже для новичка несложна. Заказы и план поступлений денег уже внесены. Теперь Виктор Михайлович аккуратно с помощью типовых документов программы вводит планы по косвенным расходам. По сути, собраны все данные для составления бюджета прибылей и убытков. "Интересно, каково будет финансовое состояние предприятия при соблюдении намеченных планов", -- задает вопрос Виктор Михайлович, и программа на него отвечает.

Планы – это хорошо. Но что происходит сейчас? На столе лежит на утверждение бухгалтерский баланс. "Не плохо было бы, чтобы МОЯ программа контролировала и бухгалтерскую отчетность компании", -- ставит новую задачу финансовый директор. Строит отчет "Управленческий баланс" и через пять минут его изучения приглашает к себе главного бухгалтера – с его "версией" бухгалтерского баланса. Разговор получается не простой, подробнее об этом Виктор Михайлович обещает рассказать в следующий раз….

Партнер: группа компаний ВИНТА СТАР (Москва), на рынке автоматизации бизнеса – с 2000 года. Консультант по автоматизации – Золотых Татьяна (тел. (495) 676-94-43, моб. (926) 204-38-27, e-mail Tatyana_Zolotykh@vinta.ru).

Портрет компании

ООО «ЭНС» зарегистрировано в 2005 году. Основная деятельность – поставка материалов и оборудования для нужд энергетики. Численность сотрудников, включая самого Виктора Михайловича – 8 человек. Активно работать компания начала в конце 2008 года. Тогда же сложилась и структура компании – из трех отделов.

Канцелярия, в которой работает один сотрудник, занимается ведением делопроизводства, входящей и исходящей документацией и закупает необходимые для работы офиса хозяйственные товары.

Коммерческий отдел обеспечивает подготовку к участию в конкурсах на поставку оборудования и материалов. Задача менеджеров этого отдела – отследить объявление новых конкурсов на электронных торговых площадках, выбрать те, участие в которых целесообразно для компании, подготовить коммерческое предложение и полный пакет конкурсной документации. Если предложение компании выигрывает – то менеджеры должны проконтролировать закупку и поставку продукции и взаиморасчеты с поставщиками и покупателями. В отделе работает 4 сотрудника.

У финансового отдела три больших задачи: ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета, подготовка и контроль выполнения годового бюджета компании, планирование и контроль поступлений и расходования денежных средств. В отделе работает 2 сотрудника. Возглавляет этот отдел Виктор Михайлович.

Руководит компанией генеральный директор.

В планах компании на 2010 год -- увеличить объем поставок на 10-15%, для чего потребуется увеличить штат до 10 сотрудников.