УНФ и эффективное управление кадрами, или «Как компания "ВИОТИ" нашла пять опытных сотрудников, которым не нужно платить зарплату».

УНФ и эффективное управление кадрами, или «Как компания "ВИОТИ" нашла пять опытных сотрудников, которым не нужно платить зарплату».

В 2014 году в городе Сочи состоится Олимпиада, а сейчас там ведется масштабное строительство. Для небольшой компании "ВИОТИ" http://www.vioti.ru/ олимпийская стройка – гарантия роста. Теперь главная задача – не упустить новые возможности. Решение нашлось с программой 1С:УНФ (Управление небольшой фирмой 8.2)

Бизнес у компании проектный. Например, решил инвестор построить в Сочи новый объект. "ВИОТИ" поможет провести полный комплекс инженерно-экологических изысканий, подготовить документацию, получить необходимые согласования и разрешения на разных уровнях. Второе важное направление – разработка проектов озеленения и воплощение этих проектов в жизнь.

Генеральный директор ООО "ВИОТИ" Владимир Иванович Остапук считает, что главный актив и гордость компании – это сотрудники. В штате компании работают инженеры-дендрологи, экологи, инженеры лесного хозяйства, ландшафтные архитекторы. Всего в "ВИОТИ" работают 20 специалистов. Кроме них, компания привлекает и других специалистов, а также сотрудничает с учеными, известными не только в России, но и в мире. Среди них А. Н. Кудактин, д. б. н., академик, заслуженный эколог РФ; Б. С. Туниев, д. б. н., заслуженный эколог РФ и другие.

В связи с ростом объемов строительства в регионе количество заказов в "ВИОТИ" возросло втрое. И наряду с возрастанием нагрузки на сотрудников и руководителей прямо пропорционально увеличивались расходы их времени на ведение управленческого учета по проектам, осуществление контроля и планирования работ.

Одним из первых ощутил неэффективность этой "непроизводственной" нагрузки директор. Он обратил внимание, что в течение рабочего дня минимум три часа занимается тем, что рассматривает электронные таблицы и пытается сопоставлять данные с разных листов (подрядчики, взаиморасчеты, зарплата подрядчикам, отчетность по проектам и др.), при этом научился уже довольно виртуозно обращаться с формулами и форматами ячеек.

В результате анализа загрузки сотрудников обозначился и общий масштаб проблемы: в день трудозатраты коллектива на табличный редактор составляют не менее 20 * 2 = 40 часов. Или полная рабочая неделя одного специалиста. За неделю – пяти специалистов.

Возможно, в иных условиях некоторые потери времени и оперативности были бы и допустимы. Но не сейчас, когда требовалось ускорить выполнение проектов в связи с жестким графиком строительства объектов и пожеланиями заказчиков. По сути, за счет недостатков в организации управленческого учета компания не только несла потери непродуктивными расходами в составе зарплаты (и налогов), но и упускала возможности роста на динамично развивающемся рынке, то есть теряла несопоставимо больше денег.

В дополнение к этому появился ряд задач, с которым справиться с помощью таблиц категорически не удавалось. Темп проведения работ требовал оперативного планирования ресурсов и все более жесткого контроля каждого этапа, каждой задачи. И без системы, в которой бы фиксировался каждый шаг выполнения проекта, добиться этого не получалось.

Таким решением стала специализированная программа для организации учета, контроля, анализа и планирования в малом бизнесе – "1С:Управление небольшой фирмой 8". Установка программы была проведена в декабре 2010 г., а с января 2011 г. компания приступила к работе с новым софтом. Сейчас в программе работает 15 человек: инженеры, юрист, секретарь, кадровик, бухгалтер и руководитель.

"1С:Управление небольшой фирмой 8" позволила создать единую информационную среду компании и автоматизировать следующие функции оперативного учета:

• фиксирование входящих и исходящих событий;
• ведение базы контрагентов, договоров, контактных лиц;
• взаиморасчеты с подрядчиками и заказчиками по проектам, заказам, исполнителям, видам работ;
• ведение платежного календаря.

Дополнительно к типовому функционалу по просьбе руководителя были доработаны:

• специализированные справочники источников загрязнения, сфер воздействия, загрязняющих веществ, видов земель и территорий и т. д.;
• паспорт проекта с полной информацией о характеристиках объекта, истории запросов исходных данных, динамике выполнения работ;
• формирование документов по проекту – договоров, технических заданий, заданий на разработку непосредственно из программы в формате Word;

в разработке: подсистема расчета смет на основании характеристик объекта.

Основные результаты

• Высвобождение ресурсов руководства и менеджеров среднего звена для работы с новыми клиентами и по большему числу проектов.
• Сокращение трудозатрат на подготовку договоров, технических заданий, писем и пр.
• Сокращение затрат на заработную плату менеджеров среднего звена.
• Оперативное получение финансовой информации: состояние взаиморасчетов с заказчиками и подрядчиками, контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
• Оперативное получение информации о статусе работ над объектом, предоставление отчетности заказчикам.
• Налаживание взаимосвязи между сотрудниками и подразделениями организации.

Партнер проекта

Проект выполнен компанией "Альфа-Софт", которая работает на рынке информационных технологий города Сочи с 2006 года. Основные направления деятельности – предоставление полного спектра услуг по автоматизации управления и учета, техническое обслуживание компьютерных систем, поставка лицензионного программного обеспечения, торгового оборудования и оргтехники. Квалификация сотрудников "Альфа-Софт" подтверждена более 30 сертификатами от "1С", Microsoft, Abbyy и других компаний.

354000, г. Сочи, ул. Навагинская, 11, а/я 1017.

Тел./факс: (8622) 96-00-70, 64-78-78, 64-33-02.

zakaz@alpha-soft.ru

www.alpha-soft.ru

Портрет компании, где внедрено 1С:УНФ - 1С:Управление небольшой фирмой 8

Компания "ВИОТИ" рада предложить услуги в области разработки экологической и природоохранной документации, а также сопровождение на этапах строительства и эксплуатации. Для заказчиков мы оказываем бесплатные юридические консультации в сфере природопользования. Оперативная связь с иногородними контрагентами осуществляется посредством видеоконференций.

Компания оказывает бесплатные консультации по разработке природоохранной документации. Чтобы получить консультацию по конкретному объекту, можно отправить запрос, форма которого размещена здесь – http://www.vioti.ru/zapros.doc

Компанию возглавляет Остапук Владимир Иванович.

В компании работают 20 штатных специалистов и 50 внештатных, в том числе и иногородних.

Головной офис в г. Сочи, ул. Конституции, 18, офис 217 (здание "Южпроекткоммунстрой").

Телефон (многоканальный): (8622) 900-700.

Тел./факс: (8622) 64-55-74.

Дирекция: (8622) 69-43-69; (9882) 334-555.

Отдел инженерных изысканий:(965) 481-5555.

Отдел проектирования и нормирования:(965) 480-3333.

E-mail: info@vioti.ru, eco@vioti.ru

Представительство в г. Москва: Пыжевский переулок, д. 5, стр. 1, офис 226 (м. "Третьяковская").

Телефон: (985) 92-000-35.