1С:УНФ управляет компанией по строительству промышленных объектов, или как догнать Америку.

1С:УНФ управляет компанией по строительству промышленных объектов, или как догнать Америку.

В списке трех основных столпов малого бизнеса – эффективность, маневренность, динамичность – главенствующим критерием остается первый. Эффективность использования ресурсов для малого предпринимательства – жизненно важный вопрос. Характерная особенность малого предприятия – высокая интенсивность использования всех видов ресурсов и постоянное стремление к оптимизации их количества, обеспечению их наиболее рациональных пропорций. На малом предприятии не может быть лишнего оборудования, избыточных запасов сырья и материалов, лишних работников. Теперь это все можно контролировать в 1С:УНФ 8.2

В США вклад малого бизнеса в ВВП – порядка 40%, в Европе – около 50%, в Японии приближается к 60%. В России эта доля составляет скромные 12%. Для сравнения: масштаб разворовывания бюджетных средств в нашей стране оценивается примерно в 3% ВВП.

О важнейшей роли малого предпринимательства в развитии экономики страны догадывается, судя по всему, даже российский президент. В последнее время Дмитрий Медведев не устает повторять о необходимости расширения мер поддержки малого бизнеса с тем, чтобы уже через 10 лет его доля в экономике страны достигла 40%.

Предприниматели не против. От государства они, если верить их собственным рейтингам «проблем развития бизнеса», ждут в первую очередь снижения налоговой нагрузки. Но уже на второе место представители малого бизнеса ставят проблему нехватки оборотных средств. И здесь уже одними высокими указами не обойтись.

Гарольд Дженин, один из великих бизнесменов прошлого столетия, управлявший в 1960-е годы корпорацией ITT с оборотом 9 млрд долларов, сказал: «Самая непростительная ошибка для руководства предприятия – оставить свое предприятие без денег, почти все другие ошибки можно в той или иной мере исправить. Но если вы остаетесь без денег, вы уже вне игры». Сказать, что это правило сверхактуально для малого бизнеса – ничего не сказать. Ведь при всех преимуществах малого предпринимательства (мобильность и гибкость управления, быстрая реакция на новые требования рынка, возможность мобилизации ресурсов на перспективных направлениях), его постоянный спутник – ограниченность ресурсов (причем, всех видов).

Поэтому, пожалуй, не будет преувеличением сказать, что в списке трех основных столпов малого бизнеса – эффективность, маневренность, динамичность – главенствующим критерием остается первый. Эффективность использования ресурсов для малого предпринимательства – жизненно важный вопрос. Характерная особенность малого предприятия – высокая интенсивность использования всех видов ресурсов и постоянное стремление к оптимизации их количества, обеспечению их наиболее рациональных пропорций. На малом предприятии не может быть лишнего оборудования, избыточных запасов сырья и материалов, лишних работников.

Кстати, о работниках. Малая фирма, как правило, не может себе позволить пригласить высококвалифицированных специалистов по финансово-экономической и другим направлениям деятельности. Поэтому владелец компании (предприниматель, а зачастую и президент, и директор в одном лице) должен быть эдаким «универсальным роботом» с опытом решения вопросов по всем аспектам жизнедеятельности фирмы. И кроме того, не только понимать условия, влияющие на финансовую устойчивость фирмы, но и оперативно реагировать в случае их изменений.

Ему нужно контролировать затраты, просчитывать рентабельность (продукции, активов, собственного и заемного капитала), держать на приемлемом уровне норму прибыли, следить за погашением дебиторской задолженности и скоростью оборачиваемости оборотных средств…

«Когда оплатят?», «Когда поставят?», «Когда и кто доставил?», «Сколько товара на складе?», «Сколько заработали?», «Сколько потратили?», «Сколько денег в кассе?», «Сколько мы должны?»… и, наконец, извечное – «Где деньги?». Без ответов на эти вопросы невозможно контролировать ни издержки, ни взаиморасчеты с контрагентами, ни обязательства и финансовые и товарные потоки. Поэтому руководитель малого предприятия непременно должен иметь их, причем желательно в режиме online. Если он, конечно, хочет выиграть в конкурентной борьбе и быть одним из тех счастливчиков, которые доживут до 2020 года и обеспечат 40% ВВП нашей страны.

«Для того чтобы оперативно управлять, мне ежедневно нужно знать, какими ресурсами мы располагаем, сколько у нас свободных денег, сколько должны нам клиенты, кому и сколько должны мы, выполняется ли графики поставок материалов и графики выполнения работ»,-- рассказывает замгендиректора питерской компании по промышленному строительству «Полимер Технологии» Игорь Жарюк.

Долгое время источником оперативной информации для предпринимателей служил табличный редактор – с его помощью и денежные потоки при желании отслеживать можно, и себестоимость продукции приблизительно прикинуть, и стоимость активов посчитать. Но проблема в том, что во-первых, внесение данных в таблицы – процесс достаточно трудоемкий и затратный по времени, что неизбежно приводит к потенциальным ошибкам, а во-вторых – отсутствует возможность автоматического учета множественных параметров для подсчета той же себестоимости.

Простой пример. Раньше, когда в «Полимер Технологии» вопрос учета движения денежных средств решался с помощью таблиц, в работе по сбору и консолидации данных ежедневно участвовали 2 бухгалтера и замгендиректора. В совокупности 2-3 часа их рабочего времени уходило просто на то, чтобы перенести информацию из бухгалтерской и складской программ - со всеми договорами, отгрузкой и т.п. – в табличный файл. После этого директор приступал к планированию, которое главным образом сводилось к многочасовому поиску ошибок, возникших при переносе данных. Спланировать платежи удавалось в лучшем случае на 2-3 недели. А ведь это – один из важнейших моментов в обеспечении жизнеспособности малого предприятия. «Для того, чтобы не попадать на штрафы и проценты, нужно постоянно отслеживать денежные потоки, планировать поступления от заказчиков, оплату поставщикам и т.д.», - поясняет Жарюк.

Летом «Полимер Технологии» попробовали перейти на «1С:Управление небольшой фирмой 8» (УНФ) – новую программу для управленческого учета в малом бизнесе. Здесь вся информация из договоров сразу попадает в «Платежный календарь», где четко видны просроченные платежи, ближайшие поступления и списания, возможные кассовые разрывы. Жарюк уверен, что даже только из-за экономии времени основных сотрудников стоило внедрять данный продукт – три часа в день дорого стоят. Алексей Фрыгин, руководитель компании «Легкие Системы», осуществлявшей внедрение в «Полимер Технологии», говорит: «Мы давно слышали просьбы от руководителей небольших предприятий с просьбой дать хороший инструмент для оперативного и управленческого учета, но готовых и доступных решений не находили. Новая разработка показалась достойным претендентом на эту роль».

Другая перманентная головня боль малых предпринимателей – контроль за себестоимостью продукции. Компании «Кваиз», производящей электрооборудование, требовалось, как рассказывает Фрыгин, решить достаточно простую на первый взгляд задачу: начислять и учитывать в себестоимости сдельную заработную плату. ERP система для такого «малыша» - абсолютно неподъемный продукт – ни материально, ни кадрово. Табличный редактор – трудоемко, а с ростом количества данных – еще и очень неудобно, к тому же возрастает вероятность ошибок. УНФ оказался золотой серединой.

В «Полимер Технологии» традиционно, как и в большинстве малых предприятий, себестоимость рассчитывали приблизительно, причем уже после завершения проекта, когда повлиять на ход событий невозможно. Процесс происходил следующим образом: экономист выгружал в Excel из складской программы стоимость материалов, бухгалтер – заработную плату рабочим. Затем руководитель производственно-технического отдела отражал в табличке дополнительные начисления. А поскольку для выполнения работ часто привлекались подрядчики, отдельный специалист вел еще учет выполненных ими работ, который частично дублировался в «1С:Бухгалтерии». После этого вся информация консолидировалась и только потом обрабатывалась заместителем гендиректора. Обработка этих данных могла занимать порой до 70% его рабочего времени.

Уже в первый месяц использования УНФ «Полимер Технологии» обнаружили на одном из крупных объектов значительный перерасход материалов. Работы выполнял не очень добросовестный подрядчик, но вовремя выявленная «дыра» позволила истребовать с него компенсацию почти в 50 000 рублей.

Кстати, возможность оперативно следить за себестоимостью позволила включить в мотивацию прорабов «Полимер Технологии» такой показатель, как перерасход материалов относительно сметы. Уже в первые 2 месяца работы необоснованный перерасход материалов исчез, тогда как раньше о нем могли никогда и не узнать.

Сейчас подходит к завершению внедрение УНФ в компании, занимающейся производством (обжаркой ) кофе и поставкой кофе-машин. По словам Фрыгина, уже через 2 недели после запуска директор впервые узнал реальную себестоимость собственной продукции. А процедура расчета и начисления зарплаты менеджеров по продажам, которая длилась раньше два рабочих дня генерального директора, теперь происходит автоматически, и ее проверка отнимает не более двух часов.

Изобрела ли «1С» волшебное средство повышения эффективности в российском малом бизнесе — говорить пока рано. Например, специалист финансово-экономического отдела «Полимер Технологии» считает, что новому решению пока не хватает «всяких удобных мелочей», свойственных другим продуктам «1С». Но радует уже хотя бы тот факт, что отечественные ИТ-компании обратились к нуждам малого бизнеса, всерьез занявшись для них разработкой специализированных продуктов.

Дольская Марина, www.expert.ru

Портрет компании

ООО «ПолимерТехнологии» работает на рынке строительства промышленных объектов по следующим профильным направления:

• устройство бетонных полов с упрочненным верхним слоем, в том числе полов повышенной ровности в складах высокостеллажного хранения;
• устройство специальных полимерных покрытий с заданными свойствами, в том числе антистатических, искробезопасных, токопроводящих, жаростойких, с ярко выраженными фунгицидными свойствами;
• полный комплекс работ "нулевого цикла";
• монолитные работы, в том числе с применением самоуплотняющихся бетонов;
• антикоррозийная защита строительных конструкций в условиях средне- и сильноагрессивных сред;
• гидроизоляционные и кровельные работы.

Компания стремится выстраивать производственные процессы полного цикла. На сегодняшний день компания располагает собственной производственной базой: специальными машинами, механизмами и оснасткой.

Работа с клиентами также строится на комплексном подходе: специалисты компании начинают работу с заказчиками на этапе составления технического задания на проектирование, участвуют в процессе проектирования и реализации проекта. Руководители компании подчеркивают, что такой подход существенно сокращает стоимость проектов и сроки их реализации.

В компании работают 70 человек.

Владельцы и руководители компании:

Васильев Денис Владимирович, генеральный директор,

Жарюк Игорь Леонидович, заместитель генерального директора,

Цыганов Виктор Михайлович, руководитель отдела по работе с клиентами.

Адрес центрального офиса: 196105, г. Санкт-Петербург, ул. Решетникова, д.15

Телефон: +7 (812) 449-80-15

Факс: +7 (812) 327-27-58

E-mail: sales@polimertech.spb.ru; info@polimertech.spb.ru

Слово руководителям: зачем понадобилась автоматизации

Компания быстро развивается. Для обеспечения роста бизнеса необходимо быть в курсе событий и быстро принимать управленческие решения. Пока компания была совсем небольшой, удавалось достаточно оперативно собирать информацию от разных сотрудников и из разных программ, но с ростом бизнеса эта задача становилась все сложней. "Пока всю информацию соберешь и консолидируешь – она уже становится не актуальной», -- вспоминает Игорь Леонидович.

Когда проблема встала в полный рост, начали искать решение. «Как оказалось, даже в Питере не так-то просто найти решение и грамотных специалистов, которые понимали бы наши задачи и были ориентированы на работу с малым бизнесом", - говорит г-н Жарюк. После трех месяце поиска решение удалось найти: компания «Легкие Системы» предложила «легкое внедрение» программы «1С:Управление небольшой фирмой 8».

Через 38 дней проект был завершен. Вся информация о деятельности компании теперь находится в едином хранилище, все действия сотрудников регистрируются в системе – это позволяет видеть состояние бизнеса в любом разрезе. Если раньше для сбора определенной информации требовалось 2 дня, то теперь она доступна по одному щелчку мышки.

О компании «Легкие Системы»

Компания занимается внедрением простых, эффективных и доступных программных продуктов для автоматизации управленческого учета в компаниях малого и среднего бизнеса.

Проекты выполняются по технологии «Легкого внедрения» - специально разработанной для компаний малого и среднего бизнеса. Технология позволяет гарантировать получение заранее запланированного результата, а также запустить информационную систему в кратчайшие сроки и с минимальными финансовыми вложениями.

Владелец и руководитель: Алексей Фрыгин

Телефон: +7 (812) 928-60-41.

E-mail: alexey.frygin@easy-systems.ru

О проекте

Решение: «1С:Управление небольшой фирмой 8»

Используемые подсистемы: «Маркетинг и Продажи»; «Снабжение и Закупки»; «Склад и Производство»; «Денежные Средства»; «Зарплата и Персонал»; «Имущество»; «Финансы».

Вариант работы: файловый.

Общее число автоматизированных рабочих мест: 12.

Среднее число одновременных подключений к базе: 7

Длительность проекта: 38 дней.